Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la información que se recabe en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo:
Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
2.3.1 Reconocer las características que debe tener un proveedor
La investigación de proveedores consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación generalmente se hace mediante la verificación de los proveedores previamente registrados en el organismo de compras.
El organismo de compras debe tener un fichero o banco de datos sobre los proveedores registrados, que contengan los abastecimientos que hayan efectuado y las condiciones en que se negocio, este fichero debe permitir una evaluación del mercado de proveedores para cada material como modelo para comprar las características de cada proveedor potencial.
La selección del proveedor más adecuado dentro de los investigados consiste en comparar las diversas propuestas y cotizaciones de venta de varios proveedores y escoger cual es el que mejor atiende a las conveniencias de la empresa, condiciones de pago, posibles descuentos, plazos de entrega, etc.
Negociación con el proveedor
Una vez escogido el proveedor, compras comienzan a negociar con la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas del precio de pago. La negociación sirve para definir como se hará la emisión del pedido de compra del proveedor.
El pedido de compra es un contrato formal entre la empresa y el proveedor, en donde se especifican las condiciones en que se hizo la negociación. El comprador es el responsable de las condiciones y especificaciones contenidas en el pedido de compra.
Acompañamiento del pedido
Hecho el pedido de compra, el organismo de compras necesita asegurarse de que la entrega del material se hará dentro de los plazos establecidos y en la cantidad y calidad negociadas, debe haber un acompañamiento o seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor, para conocer el avance de la producción del material requerido, este seguimiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados, esto permite localizar anticipadamente problemas y evitar sorpresas desagradables, pues a través de el, compras puede asegurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos o intentar complementar el atraso con oreos proveedores.
2.3.2 Reconocer los procedimientos vigentes o existentes para la selección de proveedores
Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación de ambos.
Criterios económicos
La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago.
Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad.
Criterios de calidad
Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etcétera. Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al comprador en ese momento.
También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de responder a unas características técnicas determinadas. Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más económico.
No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente, etcétera. También se toman en cuenta del proveedor, su prestigio, localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administración.
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